Il tema della conservazione a norma è trattato in generale dalla Deliberazione Cnipa 19 febbraio 2004, n. 11 ancora vigente, inoltre normative specifiche sono state emanate per la conservazione elettronica dei documenti fiscali. Al riguardo è importante evidenziare che sono in corso di emanazione le nuove regole tecniche previste dal Codice dell’amministrazione digitale. Tali nuove regole tecniche in materia di sistema di conservazione, insieme a quelle sul documento informatico e gestione documentale, forniscono un quadro completo e coerente sulla gestione dei documenti informatici durante l’intero loro ciclo di vita.
Il testo delle citate regole tecniche è disponibile sul sito dell’ Agenzia per l’Italia Digitale (già DigitPA) nella sezione “gestione documentale”.
Ciò premesso per quanto riguarda il tema delle conservazione delle mail ed in particolare della posta elettronica certificata, esso è stato oggetto diapprofondimenti nell’ambito di gruppi di lavoro ad hoc, lo stesso Ente scrivente ha prodotto un documento nell’ambito del progetto “InterPARES 3” che può consultare alla pagina:
http://www.interpares.org/ip3/display_file.cfm?doc=ip3_gs05_e- (link is external) mail_final_report_v4-1p.pdf
In generale il tema della conservazione delle mail è strettamente legato al tema dei formati e alle problematiche connesse alle caratteristiche che questi devono presentare ai fini della conservazione a lungo termine.
Sicuramente un’attenzione particolare va posta ai messaggi di posta elettronica certificata che si compongono di una “busta di trasporto” creata e firmata digitalmente dal gestore di posta elettronica certificata del mittente, nella quale è contenuto a sua volta l’intero messaggio originale (completo di intestazione, corpo ed eventuali allegati) inviato dal mittente della PEC, e da un file XML che specifica in formato elaborabile i dati di certificazione ed informazioni aggiuntive sul tipo di messaggio e tipo di ricevuta richiesta, denominato “daticert.xml”.
Nell’ambito del sistema di gestione documentale, una volta verificata l’integrità del messaggio di PEC ricevuto, ai fini della conservazione può essere opportuno eliminare la busta di trasporto e conservare il messaggio originale (tipicamente in formato .eml), con il file XML “daticert.xml”.
Dal punto di vista della gestione corrente sempre nell’ambito del sistema di gestione documentale si può valutare di estrarre dal messaggio gli eventuali allegati per un più facile accesso e utilizzo.
http://www.agid.gov.it
