Come è possibile assicurare la corretta tenuta del registro del protocollo informatico?

La necessità di assicurare la caratteristica di immodificabilità del suddetto registro non può essere semplicemente demandata al supporto fisico utilizzato ma ad un insieme di fattori tra i quali l’elemento principale è dato dalle caratteristiche del sistema di gestione documentale stesso e dai processi implementati.
L’uso della firma digitale e la tracciabilità delle operazioni effettuate costituiscono elementi tecnici essenziali per assicurare le caratteristiche richieste per la tenuta e conservazione del registro di protocollo informatico. Comunque, almeno annualmente, deve essere prevista una procedura di conservazione del registro effettuata secondo quanto indicato dalle regole tecniche in materia. Attualmente tali regole sono indicate nella Deliberazione CNIPA n. 11/2004 e prevedono che all’insieme dei documenti da conservare sia apposta da parte del Responsabile della conservazione un riferimento temporale e la firma digitale. 
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