Garante per la Protezione dei Dati Personali:sistema di localizzazione dei veicoli aziendali

[doc. web n. 1923293]

Trattamento di dati personali mediante sistemi di localizzazione - 1° agosto 2012

Registro dei provvedimenti
n. 134 del 1° agosto 2012

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali);

VISTA la segnalazione con la quale XY e KW, guardie giurate dipendenti di Vigilanza Giurata s.r.l., lamentano l'illiceità del trattamento di dati personali a sé riferiti effettuato mediante il sistema di localizzazione dei veicoli aziendali in essere presso la menzionata società;

ESAMINATA la documentazione acquisita agli atti;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE la dott.ssa Augusta Iannini;

PREMESSO

1. Trattamento di dati personali mediante sistemi di localizzazioneXY e KW, guardie giurate dipendenti di Vigilanza Giurata s.r.l., hanno segnalato presunti profili di violazione della disciplina di protezione dei dati personali in relazione all'avvenuta installazione, a bordo di alcuni autoveicoli in dotazione alla società, di un sistema di localizzazione.

In particolare i segnalanti, lamentando la mancata richiesta da parte della società di verifica preliminare ai sensi dell'art. 17 del Codice e l'inidoneità dell'informativa dalla medesima fornita, hanno rappresentato che, in relazione al sistema installato, la società avrebbe messo a parte i dipendenti mediante l'affissione nella bacheca aziendale di una comunicazione di servizio (avvenuta il 20 febbraio 2010) nella quale si specificava di aver installato "su tutte le autovetture di servizio il localizzatore satellitare al fine di offrire a tutti maggiore sicurezza e di poter essere sempre in grado di rilevare, in caso di incidente stradale e in caso di furto, l'esatta ubicazione degli automezzi di servizio". Di tale comunicazione non sarebbe stato messo a parte KW.

Quale ulteriore profilo di illiceità nel trattamento veniva segnalata l'inosservanza dell'art. 4, l. 20 maggio 1970, n. 300, sull'assunto che i dispositivi installati consentirebbero un controllo a distanza dell'attività dei lavoratori.

2. Le osservazioni della società e gli accertamenti effettuati

2.1. Con nota del 18 maggio 2011 (inviata anche ai segnalanti, per eventuali controdeduzioni, che non risultano essere pervenute all'Autorità), il rappresentante della società, in relazione alla vicenda oggetto di segnalazione, ha dichiarato che:

a. il sistema di rilevazione della posizione geografica si basa su "una semplice scheda M2M (machine to machine)" che "non permette nessun tipo di trasferimento dati video o audio ma solo un semplice input, rilevato dalla centrale operativa, che accende una spia luminosa su di una carta geografica indicando l'esatto posizionamento del veicolo";

b. esclusivamente il presidente della società, mediante apposite credenziali, è in grado di attivare il sistema di localizzazione "solo nell'eventualità in cui [dovesse essere perso] il contatto con una pattuglia per oltre trenta minuti";

c. "gli operatori della centrale operativa sono costantemente in contatto radio/telefonico con le guardie" ed allertano in caso di necessità il presidente della società affinché proceda alla localizzazione della pattuglia;

d. il dispositivo, al tempo non utilizzato, "non ha carattere continuativo [e] non ha alcun tipo di memoria";

e. "i dipendenti residenti a Corato hanno avuto la comunicazione dell'installazione affissa in bacheca per due mesi; i dipendenti residenti ad Andria hanno avuto la comunicazione brevi manu e hanno firmato per presa visione";

f. il trattamento è stato notificato al Garante, come peraltro risulta dal registro dei trattamenti, in data 16 agosto 2010.

2.2. Le circostanze appena riferite sono state confermate dagli accertamenti in loco effettuati il 28 marzo 2012 tramite la Guardia di Finanza, dai quali è risultato che:

g. "il sistema non consente la visualizzazione in tempo reale degli spostamenti dei veicoli dotati di rilevatore. L'unica informazione che si evince dall'interrogazione al sistema sono le coordinate geografiche del punto esatto in cui è ubicata l'autovettura nel preciso momento in cui viene effettuata la comunicazione ovvero il collegamento";

h. l'informativa ai dipendenti (il cui contenuto corrisponde a quello riferito nella segnalazione) ha formato oggetto di affissione in bacheca; di essa risulta aver preso visione XY (avendo sottoscritto il testo affisso dalla società), mentre KW non ne avrebbe preso conoscenza perché "non frequenta la sede legale della società non prendendo pertanto visione delle comunicazioni affisse nella bacheca societaria".

3. Profili di illiceità del trattamento

3.1. La segnalazione ha ad oggetto il trattamento di dati personali effettuato per il tramite di sistemi di localizzazione basati su "una semplice scheda M2M (machine to machine)", installata a bordo di autoveicoli aziendali.

La società, attraverso il sistema di cui si è dotata – che consente la localizzazione di veicoli di servizio in caso di necessità – tratta dati personali dei dipendenti (segnatamente la loro possibile posizione), essendo le informazioni relative alla posizione del veicolo associabili ad altri dati (nel caso di specie, quelli relativi al conducente cui il mezzo risulta assegnato o ai componenti della pattuglia con la quale il personale della sala operativa è in contatto), sì da rendere riconducibile la fattispecie concreta all'art. 4, comma 1, lett. b), del Codice.

3.2. Con riferimento ai profili lamentati nella segnalazione, dalle risultanze istruttorie emerge che la società non ha preventivamente fornito un'idonea informativa agli interessati ai sensi dell'art. 13 in ordine al trattamento, essendosi limitata a rendere note, in modo approssimativo, le finalità del trattamento e, indirettamente, il titolare dello stesso mediante le menzionate comunicazioni di servizio. Nessun riferimento è in queste ultime contenuto in relazione ad altri elementi che, in base al menzionato art. 13 del Codice, devono esse comunicati, con particolare riferimento a quelli indicati alle lett. d) ed e).

Peraltro, in base al principio di correttezza del trattamento (art. 11, comma 1, lett. a), del Codice), l'informazione fornita ai dipendenti dovrebbe essere in grado di mettere in condizione gli interessati di comprendere compiutamente le "modalità" e le circostanze rilevanti del trattamento che li riguarda, con una più chiara descrizione del funzionamento del sistema installato, dei casi nei quali lo stesso può essere attivato e dei soggetti che possono venire a conoscenza dei dati. A tal fine, il titolare del trattamento, dovrebbe pertanto provvedere alla formalizzazione ed alla comunicazione agli interessati di un apposito protocollo nel quale siano specificati i casi e le procedure di attivazione di tale meccanismo.

Inoltre, in ragione delle modalità comunicative utilizzate, non è stata offerta la prova che tutti i dipendenti siano stati adeguatamente informati, risultando al contrario confermato che non sono state adottate opportune misure affinché uno dei segnalanti (che si è dichiarato non frequentare abitualmente la sede della società) venisse compiutamente informato circa il trattamento che la società ha inteso intraprendere.

Al riguardo,  va pertanto prescritto alla società di fornire ai propri dipendenti una completa informativa circa il trattamento in esame, prima dell'inizio del trattamento, riservandosi, questa Autorità, ogni valutazione in ordine all'eventuale applicazione della sanzione di cui all'art. 161 del Codice. Tenuto inoltre conto delle prescrizioni formulate dal Garante al punto 4 del Provv. 4 ottobre 2011, n. 370 (doc. web n. 1850581), deve prescriversi alla società di collocare all'interno dei veicoli vetrofanie recanti la dizione "VEICOLO SOTTOPOSTO A LOCALIZZAZIONE" o comunque un avviso ben visibile che segnali la possibilità di geolocalizzare il veicolo, anche avvalendosi del modello riportato in fac-simile nell'allegato 1 del menzionato provvedimento.

3.3. Deve altresì rilevarsi che il  trattamento in esame persegue  finalità di sicurezza sul lavoro dei dipendenti, essendo lo stesso utilizzato – in base alle dichiarazioni rese, della cui veridicità si può essere chiamati a rispondere ai sensi dell'art. 168 del Codice – in caso di perdita del contatto con la pattuglia per un predeterminato intervallo temporale, nonché al fine individuare la posizione del veicolo nel caso in cui lo stesso risulti rubato. Come, peraltro, confermato dall'accertamento svolto dal nucleo speciale della Guardia di Finanza, per le caratteristiche e le modalità di funzionamento, il sistema descritto non consente la visualizzazione in tempo reale degli spostamenti dei veicoli sui quali è installato, non è operativo in maniera continuativa, né attiva alcun tipo di memoria. Occorre, pertanto, tenere presente che le finalità dell'istallazione del sistema di geolocalizzazione sono legate alla tutela della sicurezza e incolumità dei dipendenti della Vigilanza privata s.r.l. e che il titolare del trattamento ha regolarmente notificato al Garante l'istallazione di tale dispositivo (registro delle notificazioni n. 2010081200168469).

Il sistema di localizzazione in uso può quindi contribuire al conseguimento delle legittime finalità che la società dichiara di perseguire e ad incrementare la sicurezza delle persone (anche in ragione di quanto previsto, in particolare, dagli artt. 15, comma 1, lett. c), e 18, comma 1, lett. f), del d.lg. n. 81/2008), considerata altresì la peculiare attività svolta dalle guardie giurate e la loro eventuale partecipazione, nei limiti previsti dalla legge, allo svolgimento di servizi di "sicurezza complementare".

Nondimeno, l'impiego di tali strumenti deve comunque avvenire nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali. Occorre, infatti, rilevare che il sistema installato consente di monitorare – ancorché non in modo continuo – la posizione del veicolo e, quindi, indirettamente, del lavoratore cui lo stesso è assegnato (o dei lavoratori facenti parte di una pattuglia presenti sullo stesso) sì che, in caso di sua attivazione, è possibile al datore di lavoro controllare a distanza la posizione del lavoratore interessato. A tal proposito, tra l'altro, non emerge che la società abbia proceduto agli adempimenti necessari ai sensi dell'art. 4, comma 2, della legge n. 300/1970, così come richiamato dall'art. 114 del codice.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

a) ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. b), 144 e 154, comma 1 lett. c), del Codice, prescrive a Vigilanza Giurata s.r.l., all'esito dell'eventuale definizione degli adempimenti di cui all'art. 4 della l. n. 300/1970, di fornire ai lavoratori una compiuta informativa ai sensi degli artt. 11, comma 1, lett. a) e 13 del Codice con riguardo al trattamento dei dati personali effettuati mediante il sistema di localizzazione, nonché di collocare all'interno dei veicoli aziendali vetrofanie recanti la dizione "VEICOLO SOTTOPOSTO A LOCALIZZAZIONE" o comunque un avviso ben visibile che segnali la possibilità di geolocalizzare il mezzo, anche avvalendosi del modello riportato in fac-simile nell'allegato 1 del provvedimento del 4 ottobre 2011, n. 370;

b) ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. b), 144 e 154, comma 1, lett. c), del Codice, prescrive a Vigilanza Giurata s.r.l.,di dare riscontro a questa Autorità degli adempimenti effettuati in conformità alle prescrizioni contenute nella precedente lett. a) entro e non oltre il termine di 90 giorni dalla ricezione del presente provvedimento.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lg. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all'autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all'estero.

Roma, 1° agosto 2012

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Iannini

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia