Certificati e dichiarazioni sostitutive: istruzioni sulle nuove disposizioni INPS , circolare 27.03.2012 n° 47

INPS, Circolare 27 marzo 2012, n. 47
Direzione Generale

Ai Dirigenti centrali e periferici
Ai Responsabili delle Agenzie
Ai Coordinatori generali, centrali e periferici dei Rami professionali
Al Coordinatore generale Medico legale e Dirigenti Medici

e, per conoscenza,

Al Presidente
Al Presidente e ai Componenti del Consiglio di Indirizzo e Vigilanza
Al Presidente e ai Componenti del Collegio dei Sindaci
Al Magistrato della Corte dei Conti delegato all'esercizio del controllo
Ai Presidenti dei Comitati amministratori di fondi, gestioni e casse
Al Presidente della Commissione centrale per l'accertamento e la riscossione dei contributi agricoli unificati
Ai Presidenti dei Comitati regionali
Ai Presidenti dei Comitati provinciali

OGGETTO: istruzioni organizzative ed operative per l’applicazione delle nuove disposizioni introdotte dall’articolo 15 della legge 12 novembre 2011, n. 183 in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive.

SOMMARIO:
1. Premessa
2. Decertificazione e telematizzazione nei rapporti tra PP.AA. e privati
3. Decertificazione nell’ambito delle prestazioni in regime internazionale
4. Fattispecie escluse dall’autocertificazione
5. Modalità di acquisizione delle informazioni
5.1 Modalità di acquisizione in materia di contratti pubblici
6. Stati, qualità personali e fatti accertati dall’INPS
7. Rapporti tra PP.AA. in ordine all’accesso alle informazioni ed ai controlli sulle dichiarazioni sostitutive
8. Ruolo della Direzione Generale
9. Ruolo delle Direzioni regionali

1. Premessa

Il 22 dicembre 2011 il Ministro della pubblica amministrazione e della semplificazione ha emanato la Direttivan. 14/2011, avente ad oggetto “Adempimenti urgenti per l’applicazione delle nuove disposizioni in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive di cui all’articolo 15 della legge 12 novembre 2011, n. 183”.

La Direttivasopra citata mira a dare attuazione alle importanti novità introdotte - attraverso la modifica di alcuni articoli del D.P.R. n. 445/2000 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa) - dall'art. 15 della legge n. 183/2011, recante “Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello stato (legge di stabilità 2012)” e chiarisce che le nuove disposizioni hanno quale obiettivo ultimo la completa "decertificazione" del rapporto tra la pubblica amministrazione ed i cittadini.

Le nuove norme si pongono in rapporto di continuità e coerenza con i principi generali di trasparenza e celerità dei procedimenti amministrativi contenuti nel citato D.P.R. n. 445/2000 ed ancora prima nella legge n.241/1990.

La ratio fondamentale della novella normativa è il rafforzamento del criterio dell’acquisizione d’ufficio da parte dell’amministrazione procedente delle informazioni necessarie allo svolgimento dell’istruttoria.

Infatti, non soltanto è imposto alle PP.AA. l’assoluto divieto di richiedere al cittadino dati o elementi dei quali abbiano la diretta disponibilità ma, laddove questi siano detenuti da altre amministrazioni, ma anche l’obbligo di acquisirli d’ufficio, tendenzialmente attraverso collegamenti telematici alle pertinenti banche dati, salvo quanto specificato al successivo par.5 inordine all’acquisizione di dichiarazioni sostitutive di certificazioni e di atti di notorietà quando ciò sia funzionale alla rapida definizione del procedimento.

Il ricorso al canale informativo rappresentato dal reperimento diretto da parte del pubblico ufficio, dunque per effetto della nuova norma assume il carattere dell’ordinarietà.

A corollario di questi principi generali, l’articolo 15 della legge 12 novembre 2011, n. 183 pone il divieto per le Pubbliche Amministrazioni non più soltanto di richiedere certificati o atti di notorietà, ma anche di accettarli.

A completamento del ridisegno del sistema di gestione dei procedimenti amministrativi, la norma in epigrafe ha anche previsto la configurazione, presso le amministrazioni certificanti, di un ufficio ad hoc che ha il compito di gestire, garantire e verificare le operazioni di messa a disposizione dei dati alle amministrazioni procedenti e ciò sia per i casi di trasmissione degli stessi sia per le ipotesi di accesso diretto dall’esterno alle banche dati; a tale ufficio sono altresì ascritte competenze esclusive in materia di predisposizione delle convenzioni per l’accesso ai dati ai sensi di quanto previsto dall’articolo 58, comma 2, del d. Lgs. n. 82/2005.

Tale previsione normativa rimarca la necessità di mettere a sistema ed integrare le diverse PP.AA., di modo tale che non soltanto ne risultino semplificati i processi di lavoro e snellite le relazioni con gli utenti, ma che anche il costo complessivo degli adempimenti burocratici a carico dei cittadini e delle imprese venga significativamente ridotto.

Tutto ciò premesso, nei paragrafi che seguono sono indicate le prime istruzioni organizzative ed operative necessarie ad allineare l’azione amministrativa dell’Istituto al nuovo assetto normativo sopra delineato.

2. Decertificazione e telematizzazione nei rapporti fra PP.AA. e privati.

Come si è detto, la novellata formulazione dell’art. 40 del D.P.R. n. 445/2000, ha premesso il comma 01, che testualmente recita :

“Le certificazioni rilasciate dalla pubblica amministrazione in ordine a stati, qualità personali e fatti sono valide e utilizzabili solo nei rapporti tra privati. Nei rapporti con gli organi della pubblica amministrazione e i gestori di pubblici servizi i certificati e gli atti di notorietà sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni di cui agli articoli 46 e 47”.

Le nuove norme sono finalizzate all’eliminazione, a partire dal 1° gennaio 2012, della produzione di certificazioni da parte dei cittadini alle amministrazioni pubbliche o ai gestori di pubblici servizi e sanciscono l’obbligo per i pubblici uffici di acquisire le informazioni, i dati e i documenti di cui necessitano per lo svolgimento della propria attività istituzionale direttamente presso le altre amministrazioni che li possiedono oppure di accettare dall’utenza soltanto dichiarazioni sostitutive.

Alla luce di tale previsione, a corredo delle domande di servizionon è più possibile ricevere certificazioni rilasciate all’utenza da altre amministrazioni ovvero atti di notorietà.

La previgente normativa al riguardo prevedeva il divieto di richiedere certificati o atti di notorietà, ma non anche quello di accettarli.

La perentorietà della nuova norma non ammette deroghe e, pertanto, gli uffici dell’Istituto non soltanto non potranno richiedere tali documenti, come già stabilito con circolare n.12 /2002, ma neppure accettarli, laddove siano prodotti d’iniziativa dell’utente.

L’Amministrazione, dunque, non potrà più richiedere né accettare le certificazioni o gli atti di notorietà da parte dei privati, tanto che, a norma del riformato art. 74, comma 2, lett. a), D.P.R. 445/2000, entrambi i comportamenti costituiscono violazione dei doveri d'ufficio.

A tale proposito occorre fare presente che per la chiara individuazione degli atti definibili come certificazioni, l’art. 40, comma 02, del D.P.R. n. 445/2000, in linea con la regola delineata dal comma 01, detta l’obbligo - a pena di nullità del documento - di apporre la seguente formula sui certificati che le amministrazioni oggi possono rilasciare agli interessati, che potranno utilizzarli esclusivamente nei rapporti tra privati:" il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi" .

Il funzionario che richieda o accetti un documento recante la suddetta formula commette un illecito disciplinare.

Ribadendo il principio dell’ordinarietà dell’acquisizione d’ufficio da parte di tutte le strutture organizzative dell’Istituto delle informazioni necessarie allo svolgimento dei procedimenti amministrativi, nei casi in cui l’utente produca a supporto della propria istanza una dichiarazione sostitutiva di certificazione o dell’atto di notorietà, ai sensi degli articoli 46 e 47 del D.P.R. 445/2000, questa dovrà essere accettata.

Gli articoli 46, 47 e 48 del Testo Unico in argomento sono risultati confermati nel testo originario e, pertanto, si richiamano al riguardo le istruzioni fornite con circolare n.12/2002.

Giova in ogni caso rammentare in questa sede, a proposito della dichiarazione sostitutiva di certificazione, che la stessa :

- deve essere sottoscritta dall’interessato;

- può essere prodotta anche contestualmente all’istanza;

- può essere presentata anche da persona diversa dal dichiarante, o inviata via fax, o trasmessa per via telematica (senza necessità di allegare fotocopia non autenticata del documento di identità ove questa sia stata prodotta a corredo dell’istanza di prestazione/servizio);

- ha la stessa validità del certificato o dell’atto che sostituisce.

Si ritiene, altresì, utile ricordare che è escluso l’obbligo di far autenticare la sottoscrizione per tutte le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà e istanze rivolte alla pubblica amministrazione.

Il requisito della autenticità della firma si intende infatti soddisfatto allorché la dichiarazione o l’istanza sia sottoscritta dall’interessato in presenza del responsabile del procedimento o del dipendente addetto, oppure venga inoltrata o trasmessa anche via fax, unitamente alla fotocopia non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore, da includere nel fascicolo, oppure, infine, trasmessa per via telematica.

In relazione a quanto precede va, in particolare , precisato che le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto notorio, rivolte all’Istituto, non sottoscritte in presenza del dipendente addetto, ma inoltrate tramite ente di patronato, dovranno essere corredate da fotocopia non autenticata del documento di identità.

A tale riguardo è anche il caso di richiamare testualmente la disposizione contenuta nel comma 6 dell’articolo 43 del Testo Unico in materia di documentazione amministrativa: “ I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione tramite fax, o con altro mezzo telematico o informatico idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale.”

L’INPS, al fine di reperire direttamente ed automaticamente tutti gli elementi necessari alla definizione delle istanze, sta implementando i canali telematici di acquisizione d’ufficio sia delle informazioni oggetto delle dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 dalle amministrazioni competenti per la loro certificazione, che di tutti i dati e i documenti conferenti ai procedimenti che siano in possesso di altre pubbliche istituzioni.

La progressiva transizione all’esclusività del canale telematico per la presentazione all’INPS delle istanze di servizio o prestazione, crea le condizioni per la concreta attuazione dei principi dell’ordinarietà dell’acquisizione d’ufficio delle informazioni necessarie allo svolgimento dei procedimenti amministrativi, nonché della piena partecipazione del cittadino al procedimento.

Infatti, le procedure di presentazione telematica delle domande sono state strutturate in maniera da prelevare, contestualmente all’acquisizione dell’istanza, dagli archivi dell’Istituto e da quelli delle altre PP.AA. in collegamento funzionale, le informazioni e gli elementi necessari all’istruttoria, che il richiedente dovrà confermare ovvero rettificare.

Laddove, invece, queste siano carenti, per agevolarne la ricerca le procedure richiederanno al cittadino utente di indicare “…gli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti” e non solo gli elementi indispensabili per l’individuazione dell’ufficio pubblico.

Per maggior chiarezza, si ritiene utile prendere ad esempio le domande di prestazione o servizio che richiedano necessariamente l’acquisizione di informazioni contenute in provvedimenti dell’autorità giudiziaria, che, come noto, non rientrano nel novero di quelle che possono essere sostituite da dichiarazioni del cittadino.

In tali casi è indispensabile per la procedibilità dell’istanza acquisire un atto giudiziario (sentenza, ordinanza, ecc.) ed è, perciò, necessario che l’utente, ove non l’abbia allegato alla domanda in copia conforme all’originale, abbreviando in tal maniera i tempi di definizione del procedimento, indichi non solo il Tribunale che lo ha assunto, ma anche quegli elementi che ne consentano il reperimento ( la sezione che ha emanato il provvedimento, la data di deposito in cancelleria ed il relativo numero ).

Giova, infine, segnalare che per effetto dell’articolo 16 comma 8 del D.L. 9 febbraio 2012, n.5, per tutte le istanze di servizio o prestazione per le quali sia prevista l’esclusiva presentazione per il canale telematico, gli atti e la documentazione da allegare dovranno essere trasmessi soltanto mediante analoghi sistemi.

Tale norma, inoltre, stabilisce che con le medesime modalità l’INPS comunicherà gli atti e gli esiti dei procedimenti nei confronti dei richiedenti ovvero degli intermediari abilitati e degli istituti di patronato.

L’ultimo capoverso del sopra citato comma, infine, prevede che rimanga in capo ai beneficiari l’obbligo di conservazione dei documenti in originale.

3. Decertificazione nell’ambito delle prestazioni in regime internazionale

Con riferimento ai procedimenti posti in essere dall'Istituto in attuazione della normativa internazionale di sicurezza sociale, si precisa che le disposizioni in argomento si applicano solo ai rapporti tra amministrazioni nazionali con esclusione di quelli tra amministrazioni nazionali ed estere.

In particolare non si applicano alle certificazioni rilasciate attraverso formulari comunitari o formulari previsti da convenzioni bilaterali di sicurezza sociale.

Si ribadisce (vedi circolare n.164 del 27 dicembre 2011, punto 2.1), altresì, che per le domande di pensione in regime comunitario presentate on-line dovrà essere prodotto alla Sede, in originale o copia autenticata, qualunque documento (esempio tessere assicurative tedesche o libretto di lavoro romeno) che, per la definizione della pratica, l'ente estero richieda in originale o, eventualmente, in copia autenticata.

Per le domande di pensione in regime di convenzione bilaterale, invece, deve essere sempre presentata alla Sede l’apposita modulistica in originale stabilita di comune intesa tra le autorità amministrative dei due Paesi contraenti, regolarmente firmata e corredata di tutta la documentazione richiesta. Su tali modelli è indicato se la documentazione da allegare deve essere in originale o, come in qualche caso, in copia autenticata.

Per i Paesi extracomunitari per i quali non è prevista un'apposita modulistica, qualunque documentazione richiesta in originale dall'ente estero per la definizione della pratica deve essere presentata in originale alla Sede competente.

Quanto sopra esposto trova applicazione anche nei confronti delle domande di prestazioni a sostegno del reddito in regime internazionale.

4. Fattispecie escluse dall’autocertificazione

L’articolo 49 comma 1 del D.P.R. n. 445/2000 non è stato modificato dalla norma citata in oggetto e, pertanto, “ i certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CEE, di marchi e brevetti non possono essere sostituiti da altro documento, salvo diverse disposizioni della normativa di settore”.

Per quanto concerne il Documento Unico di Regolarità Contributiva (DURC), nel confermare nella sostanza la precedente disciplina il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali Direzione Generale per l’Attività Ispettiva ha precisato che l’articolo 44 bis definisce esclusivamente una modalità di acquisizione del DURC da parte delle Pubbliche Amministrazioni senza però intaccare in alcun modo il principio secondo cui le valutazioni effettuate da un Organismo tecnico (INPS, INAIL, Cassa Edile) non possono essere sostituite da un’autocertificazione, che non insiste, evidentemente né su fatti, né su "status" né tantomeno su qualità personali.

Peraltro, come precisato nel messaggio n. 1462 del 26 gennaio 2012 lo stesso Ministero ha chiarito l’inapplicabilità dell’articolo 40, comma 02, del D.P.R. n. 445 del2000, inquanto nei casi previsti dal legislatore e, in particolare, dall’articolo 90, comma 9 del D.Lgs. n.81/2008, il DURC può essere espressamente presentato dai privati alla Pubblica Amministrazione.

Analoghe considerazioni vanno svolte per il certificato di agibilità relativo alle imprese del settore dello spettacolo, iscritte alla gestione ex ENPALS e per le attestazioni di regolarità contributiva in generale.

Le medesime considerazioni valgono per la certificazione di esposizione all’amianto rilasciata dall’Inail e per i verbali relativi ad accertamenti medico legali redatti da strutture sanitarie pubbliche , in quanto documenti rilasciati all’esito di valutazioni effettuate da organismi tecnici.

Inoltre, deve ritenersi che quanto previsto dall’art. 4 comma 2 Decreto Legge 9 febbraio 2012, n.5, per i verbali di invalidità civile, possa essere esteso al certificato di esposizione all’amianto ed ai verbali di invalidità ordinaria.

Pertanto, detti documenti possono essere presentati in copia, con dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà sulla conformità all'originale, resa dall’istante ai sensi dell'articolo 19 del D.P.R. 445 del 2000, il quale deve altresì dichiarare che quanto ivi attestato non è stato revocato, sospeso o modificato.

5. Modalità di acquisizione delle informazioni.

Come accennato al punto 2 della presente circolare, l’articolo 15 della legge 12 novembre 2011, n.183 hariformulato come segue l’articolo 43 comma 1 del DPR n.445/2000:

“ Le amministrazioni pubbliche ed i gestori di pubblici servizi sono tenuti ad acquisire d’ufficio le informazioni oggetto delle dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47, nonché tutti i dati ed i documenti che siano in possesso delle pubbliche amministrazioni, previa indicazione, da parte dell’interessato degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti, ovvero ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta dall’interessato. “ .

A ciò si aggiunga che l’articolo 7 comma 2 lettere g) e h) della Legge 12 luglio 2011 di conversione del D.L. 13 maggio 2011, n.70 prevede il divieto per gli enti previdenziali ed assistenziali di richiedere informazioni già disponibili nei propri sistemi informativi.

Dal combinato disposto dell’art. 40 comma 1 citato e dell’art. 43 emerge chiaramente che l’intento del legislatore è stato quello di incidere, in termini fortemente preclusivi, sull’istituto della "certificazione", senza intaccare la facoltà delle amministrazioni di richiedere l’autocertificazione, al fine di evitare un aggravio del procedimento.

A tale conclusione si perviene anche raffrontando la nuova formulazione dell’art. 43 con la precedente.

In proposito, si rileva che la circostanza di fare salva, anche nella precedente versione, la possibilità per le PP.AA. procedenti di accettare dichiarazioni sostitutive di certificazioni, consente all’INPS di ricorrere all’istituto dell’ autocertificazione.

Dunque, fermo restando che il reperimento diretto delle informazioni, dei dati e dei documenti necessari allo svolgimento dei procedimenti d’ufficio assume il carattere dell’ordinarietà, l’Istituto, ove ritenuto necessario od opportuno, può richiedere dichiarazioni sostitutive di certificazioni (art. 46) o di atti di notorietà (art. 47), nell’interesse del migliore e più rapido perfezionamento del procedimento.

Sulla base di quanto sopra, l’Istituto, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, può richiedere, a pena di esclusione, dichiarazioni sostitutive nelle procedure, che possono avere una platea estremamente ampia di partecipanti, nelle quali è necessario procedere ad una valutazione comparativa di titoli.

Per quanto attiene in particolare agli interventi dei Fondi di Garanzia, in attesa della definizione di convenzioni e procedure per il collegamento telematico con i Tribunali, il richiedente, per la pronta liquidazione della prestazione, dovrà presentare le seguenti dichiarazioni:

- che il suo credito è stato ammesso allo stato passivo reso esecutivo con decreto del giudice;

- che il credito ammesso allo stato passivo non è stato oggetto di opposizione o di impugnazione ai sensi dei commi 2 e 3 dell’art. 98 LF o, in caso di concordato preventivo, che lo stesso non è stato appellato o reclamato dinanzi alla Corte di Appello;

salvo che il responsabile della procedura concorsuale fornisca con propria dichiarazione tali informazioni esonerandone il lavoratore.

5.1 Modalità di acquisizione in materia di contratti pubblici

Le disposizioni introdotte dall’art. 15 della L. 183/11, rafforzano quanto già previsto, in materia di appalti pubblici, dal D.Lgs. 163/06 in merito alla verifica da parte delle Stazioni Appaltanti del possesso in capo ai concorrenti dei requisiti di carattere generale di cui all’art. 38 del predetto decreto, vale a dire dei requisiti di idoneità morale e professionale necessari per la partecipazione alle procedure di gara.

Ai sensi, infatti, di quanto previsto all’art. 38, commi 2° e 3°, del D.Lgs. 163/06: «Il candidato o il concorrente attesta il possesso dei requisiti mediante dichiarazione sostitutiva in conformità alle previsioni del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al d.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 […]; Ai fini degli accertamenti relativi alle cause di esclusione di cui al presente articolo, si applica l’art. 43 del d.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 […]»

Il comma 2 del predetto articolo dispone l’obbligo in capo al candidato/concorrente di attestare il possesso dei requisiti richiesti per la partecipazione alla procedura ad evidenza pubblica mediante una dichiarazione sostitutiva, in conformità alle disposizioni di cui al D.P.R. 445/00, in cui è tenuto ad indicare anche le eventuali condanne per le quali abbia beneficiato della non menzione.

Il comma 3 dispone, invece, che ai fini degli accertamenti relativi alle cause di esclusione di cui all’art. 38 D.Lgs. 163/06, trova applicazione quanto previsto all’art. 43 del d.P.R. 445/00 in merito agli accertamenti d’ufficio da parte delle pubbliche amministrazioni.

6. Stati, qualità personali e fatti accertati dall’INPS

L’art. 40, comma 02, del D.P.R. n. 445/2000, in linea con la regola delineata dal comma 01, detta l’obbligo - a pena di nullità del documento - di apporre una precisa formula sui certificati che le amministrazioni oggi possono rilasciare agli interessati, che potranno utilizzarli esclusivamente nei rapporti tra privati.

Infatti, al fine di non incorrere nell’ipotesi di nullità, i certificati dovranno riportare la locuzione: " il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi" e la mancata apposizione della citata dicituracostituisce violazione dei doveri d'ufficio a carico del responsabile ai sensi del comma 2, lettera c-bis), dell’articolo 74 del D.P.R. n. 445/2000.

La Direzione CentraleSistemi Informativi e Tecnologici sta predisponendo gli interventi atti ad adeguare, mediante inserimento della formula prescritta, le certificazioni emesse dall’Istituto.

Nelle more del completamento di tale attività, all’atto del rilascio di ogni certificazione in favore dei privati, sarà compito delle strutture in indirizzo disporre affinché la formula prescritta dalla legge sia immediatamente apposta su tutti i documenti che ne siano privi e che ricadano nelle fattispecie indicate dal secondo comma dell’articolo 40 del medesimo D.P.R. 445/2000.

Ai fini dell’applicazione della disposizione in argomento, si rinvia alla definizione di certificato contenuta all’art. 1, comma 1 lett. f), del D.P.R. n. 445/2000, ove si dispone che si ricada in questa fattispecie in presenza di un “documento rilasciato da una amministrazione pubblica avente funzione di ricognizione, riproduzione e partecipazione a terzi di stati, qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni pubbliche”.

Sulla base di tale generale definizione l’INPS, a titolo esemplificativo e non esaustivo, è amministrazione certificante rispetto ai seguenti stati, qualità e fatti:

• qualità di pensionato, categoria di pensione ed eventuale integrazione al minimo;
• fruizione di prestazioni a sostegno del reddito;
• misura delle prestazioni pensionistiche ed a sostegno del reddito;
• qualità di assicurato come lavoratore dipendente, autonomo o parasubordinato;
• ISE/ISEE;
• assolvimento degli obblighi contributivi con l’indicazione dell’ammontare corrisposto (estratto conto);
• iscrizione elenchi (agricoli);
• qualità di dipendente dell’Inps.

7. Rapporti tra PP.AA. in ordine all’accesso alle informazioni ed ai controlli sulle dichiarazioni sostitutive

Come ribadito dalla Direttiva n. 14 del 2011, l’intero impianto normativo in materia impone che le amministrazioni procedenti - attesa la novità circa la totale indisponibilità all’utilizzo di certificati e atti notori - operino per assicurare, comunque, la certezza degli atti, dei fatti e dei dati giuridicamente rilevanti attraverso l'acquisizione d'ufficio delle informazioni necessarie ed effettuino gli idonei controlli, anche a campione, previsti agli articoli 71 e 72 del DPR n. 445 del 2000,sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive ricevute dagli interessati.

Come già previsto al comma 5, articolo 43 del D.P.R. 445/2000, le amministrazioni procedenti potranno accedere direttamente, senza oneri, alle informazioni attinenti a stati, qualità personali e fatti presso le amministrazioni competenti, con qualsiasi mezzo idoneo ad assicurare la certezza della fonte di provenienza.

In tale contesto, un efficace strumento per implementare la cooperazione telematica tra le diverse amministrazioni è stato utilmente predisposto già dall'articolo 58, comma 2, del vigente Codice dell'amministrazione digitale (D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82), dove si dispone che le stesse concludano apposite convenzioni quadro, aperte all'adesione di tutte le amministrazioni interessate, volte a disciplinare le modalità di accesso ai dati, sempre senza oneri a loro carico.

Su tale fronte l’Istituto si è impegnato a concludere accordi con diverse amministrazioni pubbliche (Agenzia delle Entrate, Ministero degli Interni, Enti locali, ecc.) al fine di disciplinare il reciproco accesso alle banche dati e potere così disporre delle informazioni necessarie allo svolgimento dell’attività istituzionale.

Obiettivo dell’Istituto è, infatti, attingere direttamente, quanto più possibile, alle informazioni possedute dalle altre amministrazioni, in modo da ridurre al minimo le incombenze dei cittadini e delle imprese nella presentazione delle istanze di prestazione o servizio.

Tali accordi sono non solo preordinati ad agevolare, reciprocamente, l'acquisizione d'ufficio dei dati ma, anche, a rendere operativi i controlli sulle dichiarazioni sostitutive ricevute.

La predisposizione degli schemi di convenzione quadro, sulla base delle linee guida a tal fine pubblicate da DigitPA il 22 aprile 2011 e sentito il Garante per la protezione dei dati personali, avverrà esclusivamente a livello centrale.

Sarà compito della Direzione Centrale Sistemi Informativi e Tecnologici adeguare le procedure in modo da rendere operativi gli accordi, secondo le regole tecniche del sistema pubblico di connettività e con le misure di sicurezza previste dalla normativa posta per i trattamenti di dati personali.

Accesso da parte delle strutture dell’Istituto alle informazioni in possesso di altre PP.AA.

Fino alla sottoscrizione ed all’attivazione delle convenzioni quadro sopra descritte, per quanto attiene all’acquisizione d’ufficio delle informazioni conferenti ai processi di lavoro, le strutture centrali e periferiche valorizzeranno ulteriormente il patrimonio conoscitivo già disponibile, che consente una visione completa degli aspetti rientranti nella competenza accertativa/certificativa di altri soggetti pubblici, correlati e pertinenti alle domande di prestazione o servizio rivolte all’Istituto.

Per le modalità di espletamento dei controlli delle dichiarazioni sostitutive pervenute, le Sedi, continueranno a fare riferimento alle disposizioni impartite con circolare INPS n. 1 del 2000.

Accesso agli archivi dell’Istituto da parte delle amministrazioni procedenti

Per quanto attiene alla disciplina dell’accesso ai dati detenuti dall’Istituto da parte delle amministrazioni procedenti, nelle more dell’attuazione delle convenzioni quadro e per i casi che non saranno in esse ricompresi, a seconda che le richieste siano finalizzate all’acquisizione diretta delle informazioni ovvero al controllo delle dichiarazioni sostitutive, le Sedi opereranno secondo le seguenti modalità.

Nell’ipotesi in cui le strutture a livello locale dovessero essere destinatarie di richieste di accesso nell’ambito di accertamenti d’ufficio condotti da altra amministrazione, le Direzioni territoriali invieranno le stesse ai team “Organizzazione” delle Direzioni regionali, che , effettuata una prima valutazione in ordine alla pertinenza e non eccedenza dei dati richiesti per lo svolgimento dell’attività istituzionale del soggetto pubblico richiedente, daranno corso tempestivamente alle richieste.

Nei casi dubbi, potrà essere inviato specifico quesito alla Direzione Centrale Organizzazione, che assicurerà in tale ambito la necessaria omogeneità applicativa sull’intero territorio nazionale.

Laddove le richieste di accesso siano finalizzate al controllo delle dichiarazioni sostitutive ricevute dall’Amministrazione procedente, relative a stati, fatti e qualità personali certificati dall’INPS, di cui al precedente punto 5, le Direzioni procederanno a fornire tempestivo riscontro.

Pare opportuno evidenziare che, ai sensi del nuovo comma 3 dell’art. 72 del DPR n. 445 del 2000, la mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta giorni costituisce violazione dei doveri d'ufficio ed è un comportamento preso in considerazione ai fini della misurazione e valutazione della performance individuale dei responsabili dell’omissione.

8. Ruolo della Direzione Generale

In attuazione delle recenti disposizioni di legge, le competenti strutture centrali di questa Direzione Generale hanno avviato un processo di completa rivisitazione dei processi di lavoro, degli applicativi informatici e della modulistica cartacea relativa alle residue istanze per le quali non sia ancora prevista l’esclusività della trasmissione per via telematica.

Le procedure informatiche di trasmissione delle domande da parte dell’utenza e dei relativi intermediari sono state razionalizzate ed adeguate alla nuova normativa, prevedendo a carico dell’utente esclusivamente l’indicazione degli elementi indispensabili per il reperimento presso le altre pubbliche amministrazioni delle informazioni o dei dati necessari ai procedimenti amministrativi e di quegli eventuali ulteriori elementi non acquisibili d’ufficio, salvo nei casi previsti dal par. 5.

Per quanto riguarda, invece, le convenzioni da stipulare con le altre PP.AA. in ordine alla condivisione dei database informativi, viene individuato nella Direzione Centrale Organizzazione l’ufficio responsabile della predisposizione delle convenzioni quadro e di tutte le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l’accesso diretto agli stessi da parte delle amministrazioni procedenti.

9. Ruolo delle Direzioni regionali

Le Direzioni regionali, attraverso i team Organizzazione, monitoreranno e garantiranno la piena applicazione sul territorio di competenza delle disposizioni contenute nella presente circolare.

Alla presente circolare dovrà essere data ampia diffusione ed i Responsabili delle strutture in indirizzo cureranno che la stessa, con le consuete modalità, sia portata a conoscenza di tutto il personale, anche se assente.

Il Direttore Generale
Nori

 Allegato N.1