Avere una videosorveglianza a norma non è affatto complesso e nella maggior parte dei casi è possibile adempiere alla normativa in autonomia.
Cosa devono fare tutte le aziende che installano o che hanno già installato le videocamere con o senza registrazione:
Informativa per la videosorveglianza: il cartello in negozio!
Gli interessati devono essere sempre informati che stanno per accedere in una zona video sorvegliata.
Il cartello deve essere collocato prima
del raggio di azione della telecamera, anche nelle sue immediate
vicinanze e non necessariamente a contatto con gli impianti; deve avere
un formato ed un posizionamento tale da essere chiaramente visibile in
ogni condizione di illuminazione ambientale, anche quando il sistema di
videosorveglianza sia eventualmente attivo in orario notturno; può
inglobare un simbolo o una stilizzazione di esplicita e immediata
comprensione, eventualmente diversificati al fine di informare se le
immagini sono solo visionate o anche registrate.
Nel caso in cui i sistemi di videosorveglianza siano collegati alle forze di polizia è necessario apporre uno specifico cartello.
Oltre all'informativa, resa in forma semplificata (il cartello), occorre un’informativa completa
contenente tutti gli elementi di cui all'art. 13, comma 1, del Codice
(ragione sociale dell’azienda ,numero di ore registrate, tempi di
conservazione ecc.), che deve essere disponibile nel locale per i
clienti mediante affissione in bacheca o rimandi al sito internet
dell’azienda.
Consenso per la videosorveglianza: è necessario? Cosa devo fare?
una volta installati i cartelli che comunicano la presenza delle videocamere, la rilevazione delle immagini può avvenire senza consenso da parte dei clienti. Ciò è possibile per perseguire un legittimo interesse del titolare (azienda) o per fini di tutela di persone e beni rispetto
a possibili aggressioni, furti, rapine, danneggiamenti, atti di
vandalismo, o finalità di prevenzione di incendi o di sicurezza del
lavoro.
I trattamenti dei dati in questi casi
sono ammessi in presenza di concrete situazioni che giustifichino
l’installazione dei predetti sistemi a protezione delle persone, della
proprietà o del patrimonio aziendale.
Conservazione delle immagini: quanto tempo?
La conservazione delle immagini deve essere limitata a poche ore o, al massimo, alle ventiquattro ore successive alla
rilevazione, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione
in relazione a festività o chiusura di uffici o esercizi, nonché nel
caso in cui si deve aderire ad una specifica richiesta investigativa
dell'autorità giudiziaria.
Solo in alcuni casi, per peculiari esigenze tecniche o per la particolare rischiosità dell'attività svolta dal
titolare del trattamento (ad esempio, oreficerie, tabaccherie, farmacie
ecc…) può risultare giustificata l'esigenza di identificare gli autori
di un sopralluogo nei giorni precedenti una rapina e, può ritenersi
ammesso un tempo più ampio di conservazione dei dati che si ritiene non debba comunque superare la settimana.
In azienda sono presenti LAVORATORI: cosa devo fare?
Oltre al cartello (informativa
semplificata e all’informativa estesa), per le aziende che sono dotate
di un impianto di videosorveglianza e nelle cui aree riprese vi è il
passaggio e/o la presenza dei lavoratori, devono adempiere alla
normativa prevista dallo statuto dei lavoratori.
Il Jobs Act (art. 23 del D.Lgs.
151/2015) ha riscritto la normativa sui controlli a distanza adeguando
l’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori alle innovazioni tecnologiche.
La nuova norma conferma il divieto di utilizzare gli impianti
audiovisivi e gli altri strumenti con finalità esclusiva di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori, garantendo la possibilità di impiegare tali impianti esclusivamente nei seguenti casi:
- per esigenze organizzative e produttive;
- per la sicurezza del lavoro;
- per la tutela del patrimonio aziendale.
L’impianto può essere installato soltanto previo accordo con le rappresentanze sindacali aziendali, oppure, in mancanza di queste, o in difetto di accordo, è necessario chiedere preventiva autorizzazione alla Direzione territoriale del lavoro.
Solo per le imprese con sedi in diverse
province o regioni l’accordo va stipulato con le associazioni sindacali
nazionali; in mancanza di accordo sindacale, l’autorizzazione deve
essere richiesta al Ministero del Lavoro.
Quindi:
Se non hai lavoratori è
sufficiente esporre il cartello (informativa in forma semplificata)
prima del raggio di azione della telecamera (per es. uno sticker sulla
porta di ingresso e uno o due cartelli all’interno del locale ben
visibili e compilati in tutte le loro parti)
Se hai lavoratori,oltre agli adempimenti obbligatori per tutti,e cioè l’informativa semplificata esposta e quella estesa,occorre l’accordo sindacale
o l’invio la richiesta di autorizzazione alla D.T.L. (Direzione
Territoriale del lavoro) corredata da tutta la documentazione
necessaria (planimetrie, relazione tecniche, manuali tecnici delle
telecamere e videoregistratore, connessione a internet, nomine,
informative ai clienti e lavoratori).
Vi ricordiamo che la videosorveglianza in azienda fa parte degli adempimenti privacy.
Per approfondire l’argomento potete leggere nella sezione apposita del sito un piccolo vademecum sulla privacy in azienda.
http://www.ascomtorino.it