Videosorveglianza: istruzioni per una corretta applicazione delle norme

Con il vero e proprio boom degli impianti di videosorveglianza, che ormai troviamo installati un po’ dappertutto per motivi di sicurezza,  con i provvedimenti sulla videosorveglianza del Garante per la protezione dei dati personali e la richiesta di istanza di autorizzazione necessaria per alcune tipologie di aziende, c’è il concreto pericolo d’incappare nelle sanzioni previste dalla normativa sulla tutela della privacy. Dalla cronaca e dai comunicati stampa dello stesso Garante emerge, infatti, che spesso la multa è commisurata alle infrazioni commesse attraverso un sistema di videosorveglianza “fai da te” che è stato installato con una certa leggerezza, ignari delle implicazioni giuridiche derivanti dall’installazione delle telecamere.
Avere una videosorveglianza a norma non è affatto complesso e nella maggior parte dei casi è possibile adempiere alla normativa in autonomia.


Cosa devono fare tutte le aziende che installano o che hanno già installato le videocamere con o senza registrazione:

Informativa per la videosorveglianza: il cartello in negozio!



Gli interessati devono essere sempre informati che stanno per accedere in una zona video sorvegliata.
Il cartello deve essere collocato prima del raggio di azione della telecamera, anche nelle sue immediate vicinanze e non necessariamente a contatto con gli impianti; deve avere un formato ed un posizionamento tale da essere chiaramente visibile in ogni condizione di illuminazione ambientale, anche quando il sistema di videosorveglianza sia eventualmente attivo in orario notturno; può inglobare un simbolo o una stilizzazione di esplicita e immediata comprensione, eventualmente diversificati al fine di informare se le immagini sono solo visionate o anche registrate.

Nel caso in cui i sistemi di videosorveglianza siano collegati alle forze di polizia è necessario apporre uno specifico cartello.


Oltre all'informativa, resa in forma semplificata (il cartello), occorre un’informativa completa contenente tutti gli elementi di cui all'art. 13, comma 1, del Codice (ragione sociale dell’azienda ,numero di ore registrate, tempi di conservazione ecc.), che deve essere disponibile nel locale per i clienti mediante affissione in bacheca o rimandi al  sito internet dell’azienda.
Consenso per la videosorveglianza: è necessario? Cosa devo fare?
una volta installati i cartelli che comunicano la presenza delle videocamere, la rilevazione delle immagini può avvenire senza consenso da parte dei clienti. Ciò è possibile per perseguire un legittimo interesse del titolare (azienda) o per fini di tutela di persone e beni rispetto a possibili aggressioni, furti, rapine, danneggiamenti, atti di vandalismo, o finalità di prevenzione di incendi o di sicurezza del lavoro.
I trattamenti dei dati in questi casi sono ammessi in presenza di concrete situazioni che giustifichino l’installazione dei predetti sistemi a protezione delle persone, della proprietà o del patrimonio aziendale.
Conservazione delle immagini: quanto tempo?
La conservazione delle immagini deve essere limitata a poche ore o, al massimo, alle ventiquattro ore successive alla rilevazione, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a festività o chiusura di uffici o esercizi, nonché nel caso in cui si deve aderire ad una specifica richiesta investigativa dell'autorità giudiziaria.
Solo in alcuni casi, per peculiari esigenze tecniche o per la particolare rischiosità dell'attività svolta dal titolare del trattamento (ad esempio, oreficerie, tabaccherie, farmacie ecc…) può risultare giustificata l'esigenza di identificare gli autori di un sopralluogo nei giorni precedenti una rapina e, può ritenersi ammesso un tempo più ampio di conservazione dei dati che si ritiene non debba comunque superare la settimana.
In azienda sono presenti  LAVORATORI: cosa devo fare?
Oltre al cartello (informativa semplificata  e all’informativa estesa), per le aziende che sono dotate di un  impianto di videosorveglianza e nelle cui aree riprese vi è  il passaggio e/o la presenza dei lavoratori, devono adempiere alla normativa prevista dallo statuto dei lavoratori.
Il Jobs Act (art. 23 del D.Lgs. 151/2015) ha riscritto la normativa sui controlli a distanza adeguando l’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori alle innovazioni tecnologiche. La nuova norma conferma il divieto di utilizzare gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti con finalità esclusiva di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori, garantendo la possibilità di impiegare tali impianti esclusivamente nei seguenti casi:
-          per esigenze organizzative e produttive;
-          per la sicurezza del lavoro;
-          per la tutela del patrimonio aziendale.

L’impianto può essere installato soltanto previo accordo con le rappresentanze sindacali aziendali, oppure, in mancanza di queste, o in difetto di accordo, è necessario chiedere preventiva autorizzazione alla Direzione territoriale del lavoro.
Solo per le imprese con sedi in diverse province o regioni l’accordo va stipulato con le associazioni sindacali nazionali; in mancanza di accordo sindacale, l’autorizzazione deve essere richiesta al Ministero del Lavoro.
Quindi:
Se non hai lavoratori è sufficiente esporre il cartello (informativa in forma semplificata) prima del raggio di azione della telecamera (per es. uno sticker sulla porta di ingresso e uno o due cartelli all’interno del locale ben visibili e compilati in tutte le loro parti)
Se hai lavoratori,oltre agli adempimenti obbligatori per tutti,e cioè l’informativa semplificata esposta e quella estesa,occorre l’accordo sindacale o l’invio la richiesta di autorizzazione alla D.T.L. (Direzione Territoriale del  lavoro) corredata da tutta la documentazione necessaria (planimetrie, relazione tecniche,  manuali tecnici delle telecamere e videoregistratore, connessione a internet, nomine, informative ai clienti e lavoratori).
Vi ricordiamo che la videosorveglianza in azienda fa parte degli adempimenti privacy.
Per approfondire l’argomento potete leggere nella sezione apposita del sito un piccolo vademecum sulla privacy in azienda.
 http://www.ascomtorino.it

Post più popolari